Nextcloud Hub 22 : petit tour des nouveautés

Nextcloud, la célèbre plateforme de productivité open source, respectueuse de la vie privée et auto-hébergeable sort la version 22 de son Hub ce mardi 6 juillet 2021.

Différence entre Nextcloud et Nextcloud Hub ?

Alors si tu n’a pas suivi (comme moi) :

NextCloud Hub désigne le « cœur » de Nextcloud, c’est à dire toute la suite de productivité installé par défaut composé de :

  • Nextcloud Files (le gestionnaire de fichier avec partage et synchronisation…)
  • Nextcloud Talk (pour les conversations audio/vidéo et texte…)
  • Nextcloud Groupware (l’agenda, les contacts, les mails…)

« Nextcloud Hub » désigne ces 3 éléments.

Les autres applications que tu peux installer ensuite sur Nextcloud, par exemple Forms (alternative à Google Forms) ne font pas partie du Hub.

Donc quand on parle d’une mise à jour de Nextcloud Hub, ça veut dire que c’est une mise à jour qui porte sur Nextcloud Files, Nextcloud Talk et Nextcloud Groupware.

Cette désignation « Nextcloud Hub » est apparu avec la version 18 de Nextcloud sortie le 17 janvier 2020.

Les nouveautés de Nextcloud Hub 22 :

La documentation

Avec une app nommé « Collectives » Nextcloud permet de créer et gérer une documentation interne. (documentation sur les process de l’entreprise, sur comment faire tel ou tel chose etc…)

En premier, tu vas créer une collection de documents (par exemple : la collection « Comment faire » qui est constitué de tutoriels pour les nouveaux venus dans l’entreprise), appelé « Collectives »

La collection de documents est ici « Company Handbook »

Tu vas pouvoir sélectionner avec qui tu veux partager cette collection parmi tes contacts dans Nextcloud Hub.

Ensuite, tu vas pouvoir créer plusieurs pages (tutoriels dans mon exemple), qui peuvent contenir des sous-pages.

Dans ton texte tu peux faire des liens vers les autres pages et vers des fichiers.

Tu peux aussi éditer collaborativement cette page (même depuis ton smartphone) et accéder aux différentes versions de la page (les changements qui ont été faits).

Également, la recherche unifiée dans Nextcloud te permet de rechercher dans ta documentation 😉

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Les groupes pour utilisateurs

Dans les précédentes versions de Nextcloud seul l’administrateur pouvait créer un groupe d’utilisateurs.

« Circles » (Cercles) change ça et permet aux utilisateurs du Nextcloud qui ne sont pas administrateur de pouvoir créer des groupes.

On peux imaginer que ça simplifie les choses quand une partie de l’équipe veux créer un groupe pour un projet spécifique : pas besoin de demandé à l’admin de créer le groupe.

Tu peux définir :

  • Pour qui ce cercle est visible parmi les autres utilisateurs
  • Qui peut demander à rejoindre le cercle
  • Qui peut inviter d’autres personnes dans le cercle

Tu peux ensuite partager des fichiers avec le cercle, assigner des tâches spécifiques au cercle etc…

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Convertir un message en une tâche

Tu peux maintenant convertir un message du chat en une tâche.

Si quelqu’un de l’équipe dit « Ça serait bien qu’on crée telle fonctionnalité », tu peux maintenant convertir ce message en une tâche. Pratique (ça devrait le éviter le « Il faut que j’ajoute cette tâche plus tard… tout à l’heure… demain… un jour »)

Pour boucler la boucle, tu peux ensuite partager cette tâche dans le chat.

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Signer numériquement des documents

Tu peux maintenant signer numériquement un document (PDF par exemple) directement depuis Nextcloud !

Pratique pour les contrats et autres trucs du genre 🙂

3 outils pour la signature sont supportés : DocuSign, eID Easy, LibreSign (qui est totalement open source)

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Scénarios de validation de documents

Tu peux maintenant créer des scénarios de validation de documents « Approval Workflows »

Tu peux définir qui doit être sollicité pour la validation du document (chef d’équipe, telle ou telle personne…) et qui peux avoir la validation finale.

Tu peux définir un tag qui, s’il est utilisé (par exemple sur un document), verra apparaître ce scénario de validation.

Tu peux créer plusieurs scénarios de validation, par exemple :

  • Un scénario de validation pour les vacances
  • Un scénario de validation pour les communiqués de presse

etc…

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Et aussi :

Nextcloud Calendar :

  • Il y a maintenant une corbeille dans le calendrier, donc si tu supprimes un calendrier ou un événement par erreur, tu peux le restaurer facilement. (et tu peux aussi décider quand est-ce que la corbeille se vide : tous les mois, ou immédiatement)
  • Tu peux maintenant booker des ressources, comme des salles de réunions, des voitures, et autres ressources que tu aurais dans ton organisation.

Nextcloud Mail :

  • Amélioration des fils « thread » de mails.
  • Amélioration du système de tags et du système de filtrage.

Nextcloud Deck :

  • Amélioration de la recherche.
  • Intégration avec Talk.
  • Tu peux maintenant joindre un fichier à une tâche depuis Files (le gestionnaire de fichiers)

Générale :

  • Notifications dans la navigation de l’application
  • Amélioration de la sécurité
  • Tu peux maintenant compresser un fichier en .zip depuis Files
  • Amélioration significative des performances de la recherche unifié

Comment ce passe la mise à jour ?

Nextcloud Hub 22 est compatible avec PHP 8, par contre il ne supporte plus PHP 7.2

Tu peux télécharger immédiatement depuis le site de Nextcloud, la version 22, autrement la mise à jour se ferra progressivement.

Nextcloud procède à des déploiements par étapes, en commençant généralement par la première version mineure et en englobant progressivement l’ensemble de la base d’utilisateurs, sauf si des problèmes sont constatés.

Avec une estimation de plus de 400 000 serveurs Nextcloud sur Internet, le déploiement total devrait prendre plusieurs mois.

Source : Nextcloud

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